KHỔ GIẤY A4 & CÂU CHUYỆN THÚ VỊ ĐẰNG SAU NÓ

Năm 2024 là một năm đánh dấu cột mốc kỷ niệm 100 năm kể từ thời điểm ra đời của khổ giấy A4 – một phép đo phổ biến đến mức chúng ta hiếm khi nào để ý và dừng lại một nhịp để xem xét về nguồn gốc hay ý nghĩa của nó. Tuy nhiên, tờ giấy hình chữ nhật khiêm tốn và trông có vẻ đơn giản này lại có một lịch sử vô cùng thú vị với các phép tính thông minh đằng sau kích thước 2 cạnh của nó.

Nguồn gốc của khổ giấy A4 là từ đâu?

Khổ A4 thuộc hệ thống khổ giấy ISO 216 là một tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng dựa trên ý tưởng của nhà khoa học người Đức – Georg Christoph Lichtenberg vào thế kỷ 18. Nhưng người thực sự hệ thống hóa và đẩy mạnh nó là Tiến sĩ Walter Porstmann, cũng là người Đức, vào năm 1922.

Đức là quốc gia đầu tiên chính thức áp dụng hệ thống khổ giấy này với tiêu chuẩn DIN 476, sau đó được ISO quốc tế hóa thành ISO 216. Tiêu chuẩn DIN 476 là tiêu chuẩn gốc của hệ thống khổ giấy A, B, C mà chúng ta thường gặp ngày nay – đặc biệt là A3, A4, A5… Đây là một tiêu chuẩn do Viện Tiêu chuẩn Đức (Deutsches Institut fur Normung – DIN) ban hành lần đầu vào năm 1992.

DIN 476 là tiêu chuẩn về định dạng khổ giấy dựa trên tỷ lệ cạnh 1:√2 (xấp xỉ 1:1.414). Chính hệ thống này đã tạo nên các khổ giấy như A0, A1, A2, A3, A4, A5… mà cả thế giới (trừ Mỹ và Canada) sử dụng phổ biến ngày nay.

Khổ giấy A4 có kích thước 210 x 297 mm (tức 21 x 29.7 cm) được xây dựng theo tỷ lệ 1:√2 (khoảng 1:1.414)

Tại sao lại là những con số kích thước rất “lẻ” 21 x 29.7cm?

Khổ giấy A4 có kích thước 210 x 297 mm (tức 21 x 29.7 cm). Con số nhìn không được tròn trịa cho lắm nhỉ? Nhưng thật ra, con số này có cơ sở toán học cực kỳ logic, đó là: Các khổ giấy trong hệ A (như A0, A1, A2, A3, A4…) được xây dựng theo tỷ lệ 1:√2 (khoảng 1:1.414). Tỷ lệ này giúp cho chúng ta khi gấp đôi một tờ giấy theo chiều dài, vẫn giữ được tỷ lệ hình chữ nhật ban đầu, không bị méo. Điều này cực kỳ quan trọng và tiện lợi cho việc phóng to, thu nhỏ, sao chép và in ấn.

Ví dụ:

• A0 có diện tích đúng 1 mét vuông → kích thước là 841 x 1189 mm
• Chia đôi A0 thì được A1; chia đôi A2 thì được A2; chia đôi A2 thì được A3…

Khi chia đến A4 thì ra con số 210 x 297 mm, hoàn toàn dựa theo công thức toán học và giữ đúng tỷ lệ 1:√2 ở trên.

Tại sao tỷ lệ 1:√2 này lại được chọn làm tiêu chuẩn và phổ biến toàn cầu?

Sau Thế chiến II, nhiều nước châu Âu lần lượt áp dụng tiêu chuẩn ISO 216 cho văn bản. Ngày nay, hầu hết các quốc gia (trừ Mỹ, Canada và vài nước khác) đều sử dụng khổ A4 là tiêu chuẩn cho văn bản hành chính, in ấn, giấy tờ.

Vì tỷ lệ √2 giúp cho việc thiết kế, in ấn, và sao chép văn bản dễ dàng. Mọi tài liệu văn bản muốn phóng to hay thu nhỏ, chỉ việc gấp đôi hoặc chia đôi mà không cần điều chỉnh layout. Phần cũng là tiết kiệm giấy, phần khác cũng là dễ tính toán diện tích và tỷ lệ phóng to hay thu nhỏ.

Tại sao Mỹ và Canada không sử dụng khổ giấy A4?

Mặc dù là tiêu chuẩn phổ biến toàn cầu, nhưng không phải quốc gia nào cũng đều sử dụng. Mỹ và Canada (phần lớn) vẫn dùng hệ đo lường Imperial (inch, foot…). Trong khi tiêu chuẩn ISO dùng đơn vị đo lường hệ mét (mm). Chưa kể, việc chuyển đổi từ hệ đo Imperial sang hệ mét cho toàn bộ ngành in ấn, giáo dục, văn phòng… sẽ gây gián đoạn và chi phí rất lớn. Ví dụ: Máy in, khay giấy phải điều chỉnh, các biểu mẫu văn bản pháp lý cũng phải thiết kế lại, gây nhầm lẫn trong các hệ thống lưu trừ và hành chính… Tuy nhiên, đó chỉ là một trong những lý do khiến Mỹ và Canada không sử dụng khổ giấy A4 như hầu hết các quốc gia còn lại.

Mỹ và Canada đã sử dụng khổ giấy riêng từ thế kỷ 19, đặc biệt là khổ Letter (8.5 x 11 inch). Trong khi DIN 476 ra đời ở Đức vào năm 1922 và sau này trở thành ISO 216 (năm 1975). Như vậy, khổ giấy Letter đã phổ biến sâu rộng tại Mỹ và Canada trước khi ISO 216 ra đời. Khổ Letter (8.5” × 11”) và Legal (8.5” × 14”) đã ăn sâu vào hệ thống tài liệu, máy in, bìa hồ sơ, form mẫu… ở Mỹ và Canada. Do đó, khi tiêu chuẩn quốc tế được ban hành, Mỹ và Canada đã có hệ thống riêng ổn định, không có nhu cầu chuyển đổi.

Ngoài ra, Mỹ thường có xu hướng duy trì các chuẩn riêng biệt trong nhiều lĩnh vực (đơn vị đo lường, giấy, khổ phim, điện áp…), thay vì đi theo tiêu chuẩn quốc tế, trừ khi có lợi ích rất rõ ràng. Đây là tính cách hệ thống đã ăn sâu trong tư tưởng người Mỹ từ hàng thập kỷ.

Tuy nhiên, trên thực tế, một phần trong hệ thống hành chính và giáo dục của Canada đã chuyển đổi sang khổ giấy A4 từ những năm 1970s–1980s, nhưng vẫn song song dùng cả khổ giấy Letter, đặc biệt là trong giao dịch với Mỹ. Và các công ty đa quốc gia tại Mỹ cũng thường hỗ trợ cả hai hệ khi in ấn hoặc xuất bản tài liệu quốc tế.

Mỹ và Canada đã sử dụng khổ giấy riêng từ thế kỷ 19, đặc biệt là khổ Letter (8.5 x 11 inch).

Khổ giấy A4 được bày bán phổ biến trên mọi kế hàng và nền tảng kinh doanh

Khổ giấy A4 từ lâu đã trở thành “chuẩn quốc dân” trong ngành giấy và vì thế được bày bán phổ biến trên hầu hết các kênh và nền tảng kinh doanh. Ở kênh truyền thống, A4 luôn chiếm vị trí chủ lực trên kệ văn phòng phẩm tại siêu thị, nhà sách, tiệm photo hay cửa hàng văn phòng phẩm, từ giấy photocopy thông dụng cho đến giấy màu, giấy mỹ thuật. Ngay cả chợ hay cửa hàng tạp hóa lớn cũng thường bán lẻ theo xấp phục vụ học sinh, sinh viên. Trên nền tảng online, giấy A4 cũng xuất hiện dày đặc qua các sàn thương mại điện tử, đồng thời cũng được phân phối qua website, fanpage của các doanh nghiệp; và thậm chí ở cả các sàn B2B phục vụ xuất khẩu. Không chỉ dừng ở giấy văn phòng được bán theo ream (500 tờ), A4 còn là khổ cơ bản được bán theo xấp (tùy loại mà từ 5 tờ, 10 tờ cho tới 100 tờ, 200 tờ) cho giấy ảnh, giấy kraft, giấy mỹ thuật hay giấy in decal, vì dễ sử dụng, dễ đóng gói và phù hợp với hầu hết máy in. Chính nhờ sự chuẩn hóa toàn cầu, giá thành hợp lý, khả năng sản xuất đại trà và thói quen tiêu dùng xã hội mà giấy A4 hiện diện khắp mọi nơi, trở thành khổ giấy phổ biến nhất trong đời sống hàng ngày.

Giấy A4 hiện diện khắp mọi nơi, trở thành khổ giấy phổ biến nhất trong đời sống hàng ngày.

Chú thích:

(*) Tiêu chuẩn ISO là các chuẩn quốc tế do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization) ban hành, nhằm đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ và hệ thống an toàn, đáng tin cậy và có chất lượng nhất quán.

(*) Tiêu chuẩn DIN 476 được ISO kế thừa và mở rộng thành tiêu chuẩn ISO 216, nên đôi khi bạn thấy 2 thuật ngữ này được sử dụng thay thế cho nhau. Hệ thống này giúp chuẩn hóa ngành in ấn, văn phòng phẩm, xuất bản và thiết kế.